Mit dem notariellen Online-Verfahren können seit 2022 im Gesellschaftsrecht Videobeurkundungen und -beglaubigungen durchgeführt werden. Die Bürgerinnen und Bürger müssen für die nachstehend näher erläuterten Vorgänge also die Notarin/den Notar nicht mehr vor Ort aufsuchen. Stattdessen kann die Beurkundung/Beglaubigung in einer Videokonferenz mit der Notarin/dem Notar von überall aus vorgenommen werden.
Folgende Vorgänge können bereits seit dem 1. August 2022 im Gesellschaftsrecht auch online in einer Videokonferenz beurkundet bzw. beglaubigt werden:
- Gründungen einer GmbH (ohne Sacheinlagen)
- Sämtliche Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister
Zum 1. August 2023 wurde das Spektrum erweitert und es können nunmehr noch die nachfolgenden Vorgänge online beurkundet und beglaubigt werden:
- einstimmige Gesellschafterbeschlüsse wie Satzungsänderungen bei einer GmbH
- sämtliche Vereinsregisteranmeldungen
Andere Vorgänge, etwa der Kauf einer Immobilie oder die Beurkundung eines Testaments, können hingegen außschließlich vor Ort beurkundet werden. Grund hierfür ist, dass bei diesen Vorgäüngen die volle Schutzfunktion einer Beurkundung in Präsenz besser gewährleistet ist.
Vorbereitung einer Online-Beurkundung
Um einen Termin für eine Online-Beurkundung vereinbaren zu können, müssen sich die Beteiligten über die Internetplattform der Bundesnotarkammer unter www.onlineverfahren.notar.de für die Teilnahme am notariellen Online-Verfahren registrieren. Während der Registrierung werden alle notwendigen Informationen abgefragt (Angaben zum Vorhaben, Daten, Wahl des Notars etc.). Die Registrierung ist u.a. erforderlich, um später auch den Einladungslink zu erhalten und an der Videokonferenz teilnehmen zu können.
Sollte sich die ausgewählte Notarin/der ausgewählte Notar innerhalb von 96 Stunden nicht zurückgemeldet haben, haben die Beteiligten die Möglichkeit einen Notarwechsel anzustoßen.
Die weitere Kommunikation kann auf herkömmliche Art (per E-Mail, Telefon etc.) erfolgen oder über die hierfür vorgesehene Chat-Funktion der Internetplattform. Auch der Entwurf der Urkunde kann – wenn gewünscht – über die Plattform übermittelt werden. Ist die Vorbereitung abgeschlossen, wird ein Termin für die Videokonferenz vereinbart. Die Beteiligten erhalten dann eine entsprechende Benachrichtigung über den Termin bzw. Terminvorschlag direkt über die Plattform.
Für die Teilnahme am Online-Verfahren sind auf der Beteiligtenseite zwei Geräte erforderlich:
- Computer/Laptop/Tablet mit Webcam. Hierüber erfolgt die Videokonferenz mit der Notarin/dem Notar.
- ein übliches Smartphone. Das Smartphone wird zur Identifikation benötigt, um die eID und das elektronisch gespeicherte Lichtbild auszulesen. Für die Teilnahme am Online-Verfahren muss auf dem Smartphone die von der Bundesnotarkammer entwickelte App „Notar“ installiert werden, die im Google Play Store und im App Store kostenlos zur Verfügung steht.
Zur rechtssicheren Identifizierung sieht das Gesetz für das Online-Verfahren zwei Faktoren vor:
Die Beteiligten müssen sich zum einen über einen elektronischen Identitätsnachweis (eID) ausweisen. Zum anderen muss aus einem Ausweisdokument ein elektronisches Lichtbild übermittelt werden, das die Notarin/der Notar mit dem Erscheinungsbild der Beteiligten vergleicht. Um an einer Online-Beurkundung/Beglaubigung teilnehmen zu können, müssen ein oder mehrere Ausweisdokumente vorhanden sein, die – ggf. in Kombination – diese beiden Funktionen unterstützen.
Im ersten Schritt werden dem Notariat zur Identifizierung alle Personalien durch Auslesen eines elektronischen Identitätsnachweises (eID) elektronisch mitgeteilt. Hierfür wird ein deutscher Personalausweis mit aktiver Online-Funktion nebst einer von der Ausstellungsbehörde mitgeteilten Ausweis-PIN benötigt.
Im zweiten Schritt wird dem Notariat zur Identifizierung das elektronische Lichtbild, das auf dem Ausweisdokument gespeichert ist, übermittelt. Für diesen Zweck ist ein deutscher Personalausweis mit einem Ausstellungsdatum ab dem 2. August 2021 (!) oder ein Reisepass (auch wenn dieser älter ist) erforderlich. Falls man dem Notar bereits von Person bekannt ist und früher identifiziert wurde, kann wie in der Präsenzwelt auf einen Lichtbildabgleich verzichtet werden. In diesem Fall ist die Übermittlung der eID (1. Schritt) jedoch ebenfalls notwendig. Falls der Notar zu dem Schluss kommt, dass der Beteiligte von Person bekannt ist, kann für das Online-Verfahren auch ein älterer Personalausweis mit Ausweis-PIN verwendet werden.
Durchführung der Videokonferenz
Sobald sich ein Beteiligter mit dem Einladungslink in die Videokonferenz eingewählt hat, kann die Online-Beurkundung/Beglaubigung starten. Die Identifizierung der Beteiligten erfolgt vorab durch den Notar, und zwar basierend auf den ausgelesenen eID-Daten sowie dem ausgelesenen Lichtbild. Das elektronische Dokument wird verlesen und dessen Inhalt erläutert und es werden ggf. letzte Änderungen vorgenommen. Das Dokument wird abschließend von den Beteiligten und der Notarin/dem Notar jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Um dies zu bewerkstelligen, bekommen die Beteiligten eine SMS-TAN auf ihr Smartphone, die sie auf der Internetplattform eingeben. Dadurch wird eine Fernsignatur ausgelöst, die ihre Unterschrift ersetzt – und das ohne Signaturkarte oder Kartenlesegerät.
Kosten
Neben den gesetzlichen Gebühren für das Beurkundungs- bzw. Beglaubigungsverfahren fällt für das Online-Verfahren eine Auslagenpauschale in Höhe von 25,00 Euro pro Online-Beurkundung und 8,00 Euro pro Online-Beglaubigung an.