1. Einführung
Seit dem 01.01.2025 kann im herkömmlichen Präsenzverfahren - mit den Erschienenen im Notarbüro - eine elektronische Urkunde errichtet werden. Hierdurch soll der Beurkundungsprozess effizienter gestaltet und die Weiterverarbeitung erleichtert werden, insbesondere das Einscannen erspart und Medienbrüche reduziert werden. Digital errichtete Urkunden können ganz ohne Medienbruch in die elektronische Urkundensammlung eingestellt und an die Registergerichte oder die Grundbuchämter für den weiteren Vollzug übersandt werden.
Die Entscheidung, ob eine originär elektronische Niederschrift errichtet wird, bleibt der Notarin bzw. dem Notar vorbehalten.
Ausgenommen von der elektronischen Präsenzbeurkundung ist die Errichtung einer Verfügung von Todes wegen (u.a. Widerrufstestamente, Aufhebung eines Erbvertrages, isolierte Benennung eines Vormunds, Schenkungsversprechen auf den Todesfall etc), eine lediglich elektronische Errichtung ist unzulässig.
Für die elektronischen Niederschriften und elektronischen Beglaubigungen gilt zu beachten, dass nur dieses System der BNotK verwandt werden darf.
2. Voraussetzungen
- Persönliches Erscheinen: Die Beteiligten müssen weiterhin persönlich im Notarbüro erscheinen.
- Technische Ausstattung: Der Notar muss über die notwendige technische Ausstattung verfügen, einschließlich Signierpads und Software zur Erstellung elektronischer Urkunden.
- Qualifizierte elektronische Signatur: Der Notar muss in der Lage sein, qualifizierte elektronische Signaturen zu erstellen.
3. Ablauf
Im Ablauf des Beurkundungsverfahrens ändert sich durch die Errichtung der Niederschrift in elektronischer Form im Wesentlichen nur der Vorgang des Unterschreibens durch die Beteiligten und die Notarin oder den Notar.
- Vorbereitung: Der Notar bereitet die elektronische Urkunde vor und stellt sicher, dass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind.
- Beurkundung: Die Beteiligten erscheinen im Notarbüro und bestätigen ihre Identität. Der Notar liest die Urkunde vor und klärt offene Fragen.
- Unterzeichnung: Die Beteiligten leisten die Unterschrift in Gegenwart des Notars eigenhändig auf einem für die elektronische Erfassung geeigneten Hilfsmittel, beispielsweise auf einem Unterschriftenpad. Die Notarin oder der Notar signiert im Anschluss qualifiziert elektronisch und erzeugt damit eine sogenannte originär elektronische Urkunde.
- Speicherung: Die elektronische Urkunde wird im elektronischen Urkundenarchiv gespeichert.